Henkilöstösuunnittelu kävijädatan avulla
Henkilöstösuunnittelu kävijädatalla perustaa työvuorolistan mitattuihin saapumisiin tunneittain, päivittäin, viikoittain ja sesongeittain: miehitys kasvaa huipuissa ja kevenee hiljaisina tunteina.
Tällä sivulla
Miksi työvuorolista laahaa kävijöiden perässä?
Henkilöstösuunnittelu perustuu usein tottumukseen. Moni vuorolista rakennetaan viime vuoden kaavan pohjalta ja kopioidaan eteenpäin, vaikka kävijät eivät enää noudata sitä. Kustannus näkyy kahdessa paikassa: jonoina ja ohuena palveluna huipuissa sekä turhana palkkakuluna hiljaisina tunteina.
Myyntidata ei yksin sulje aukkoa. Kassa kirjaa ostotapahtumat, mutta henkilökuntaan kohdistuva paine alkaa aiemmin, kun ihmiset katselevat, kysyvät ja jonottavat. Kysyntälähtöinen vuorosuunnittelu mittaa, milloin ihmiset ovat rakennuksessa, ja suunnittelee vuorot tämän kysynnän mukaan.
Mitä henkilöstösuunnittelu tarvitsee kävijämittaukselta?
Henkilöstösuunnittelu tarvitsee luotettavan kuvan siitä, milloin ihmiset ovat rakennuksessa. Bumbee Labs laskee kävijät anonyymisti ja muuntaa laskennat huipuiksi ja suvantokohdiksi tunneittain, päivittäin, viikoittain ja sesongeittain miehityksen ja suunnittelun pohjaksi. Vyöhyketason data näyttää ajan lisäksi paikan, joten suuri kohde näkee, mitkä alueet täyttyvät mihinkin aikaan.
Vakiomittarit ovat valmiina käyntiä seuraavana päivänä, mikä riittää ensi viikon vuorolistan suunnitteluun. Lähes reaaliaikaiset ruuhkahälytykset saa Crowd Alert -lisäosalla. Siellä, missä on 3D-antureita, Xovisin henkilöstön poissulkeminen pitää työntekijät poissa laskennoista, joten kysyntäkäyrä, jonka mukaan vuorot laaditaan, sisältää vain kävijöitä.
Sivulla datatoimitukset on koko mittarivalikoima ja kuvaus siitä, miten mittarit tulevat suunnittelutyökaluihisi raportointinäkymien ja rajapinnan kautta.
Vastaavatko työvuorolista ja aukioloajat sitä, milloin kävijät tulevat?
Mitatut saapumiset tuovat epäsuhdan näkyviin. Suuri skandinaavinen vähittäiskauppaketju, joka tekee yhteistyötä Bumbee Labsin kanssa, suunnitteli työvuoronsa uudelleen todellisten huipputuntien mukaan. Mittaamamme kaupan toimijat ovat muuttaneet aukioloaikojaan laskettuaan illalla enemmän ohikulkijoita kuin aiemmin päivällä.
Kun kysymys koskee aukioloaikoja, ohikulkijat nykyisten aukioloaikojen ulkopuolella näyttävät kysynnän, jota varten et vielä ole auki. Kävijämäärän piilevä viikkorytmi käsittelee aukioloaikoja datakysymyksenä tarkemmin.
Data viittaa usein siihen, että henkilökuntaa siirretään tunnista toiseen, ja harvemmin siihen, että tarvitaan lisää työntekijöitä. Huippujen parempi kattaminen parantaa palvelua, ja tiukempi miehitys hiljaisina tunteina voi säästää kuluja.
Miten trendistä tulee työvuorolista?
Vuorolistan lähtökohta on tuntikohtainen kuvio kullekin viikonpäivälle. Se näyttää, missä toistuvat huiput ovat ja mitkä tunnit ovat hiljaisimpia. Kampanjat, sää ja kalenteri siirtävät käyrää, joten kuvio on syytä tarkistaa säännöllisesti.
- Hae tuntikohtainen kuvio viikonpäivittäin ja etsi toistuvat huiput.
- Mitoita perusmiehitys hiljaisimpien tuntien mukaan ja lisää miehitystä huipuissa.
- Tarkista sama kuvio sesonkien yli ennen pyhien vuorolistojen lukitsemista.
- Palaa kuvioon kuukausittain.
Monen toimipaikan verkostossa käyrät ovat keskenään vertailukelpoisia, joten yhdessä toimipaikassa toimiva vuorokuvio voidaan testata seuraavan toimipaikan kysyntäkäyrää vasten ennen kuin se kopioidaan.
Mitkä kohteet voivat käyttää kävijädataa henkilöstösuunnitteluun?
Kaikki kohteet, joissa ihmiset käyvät, voivat suunnitella miehityksen kävijädatan perusteella. Myymäläketjut, hotellit ja kirjastot rakentavat vuorolistansa samanlaisista tuntikäyristä, jotka on mitattu niiden omissa tiloissa, joten kukin suunnittelee oman kysyntänsä mukaan.
- Myymäläketjut mittaavat samat huiput jokaisessa myymälässä, joten miehitys seuraa kysyntää paikallisesti.
- Hotelleissa ja ravintoloissa vieras kulkee yhden käynnin aikana monen alueen kautta. Aula, baari, ravintola, spa ja tapahtumatilat jaetaan kukin omaksi vyöhykkeekseen, joten miehitys ja palvelu vastaavat vierasvirtaa jokaisella alueella.
- Kirjastot käyttävät käyntejä tunneittain, päivittäin, viikoittain ja sesongeittain asettaakseen aukioloajat ja vuorot, jotka vastaavat rakennuksen todellista käyttöä. Sama näyttö tukee myös niiden rahoituskeskusteluja.
Onko henkilöstösuunnittelu kävijädatalla anonyymia?
Kyllä, mittaus on passiivista, eikä ketään yksilöä koskaan tunnisteta. Kävijät eivät tarvitse sovellusta tai kirjautumista, eikä heitä pyydetä tekemään mitään. Signaalit anonymisoidaan ja kootaan tilastoiksi, ja menetelmä toimii samalla tavalla lippulaivamyymälässä, hotellissa ja yleisessä kirjastossa.
Bumbee Labs on yritys, jonka kehittämä menetelmä on Euroopan ainoa kävijämittausmenetelmä, joka on tietosuojaviranomaisen hyväksymä.
Usein kysytyt kysymykset
Miten kävijädata parantaa henkilöstösuunnittelua?
Se näyttää, milloin kävijät todella saapuvat, tunneittain, päivittäin, viikoittain ja sesongeittain, joten työvuorot rakennetaan mitatun kysynnän varaan. Huiput ja hiljaiset tunnit tulevat näkyviin, ja vuorolista voi seurata niitä.
Voiko kävijädata näyttää, ovatko aukioloaikamme oikein?
Kyllä, se antaa päätökselle pohjaa. Ohikulkijat ja käyntitrendit näyttävät kysynnän nykyisten aukioloaikojen ulkopuolella, ja mittaamamme kaupan toimijat ovat muuttaneet aukioloaikojaan laskettuaan illalla enemmän ohikulkijoita kuin aiemmin päivällä.
Kuinka tuoretta kävijädata on henkilöstösuunnittelua varten?
Vakiomittarit ovat valmiina käyntiä seuraavana päivänä, mikä riittää ensi viikon vuorolistaan. Toistuvat käynnit saman päivän aikana voidaan myös mitata. Lähes reaaliaikaiset ruuhkahälytykset saa Crowd Alert -lisäosalla.
Toimiiko henkilöstösuunnittelu kävijädatalla vähittäiskaupan ulkopuolella?
Kyllä. Hotellit ja ravintolat mitoittavat aulan, baarin ja ravintolan miehityksen mitatun vierasvirran mukaan, ja kirjastot asettavat aukioloajat ja vuorot todellisten käyntien perusteella. Menetelmä on tietosuojaviranomaisen hyväksymä, mikä on olennaista julkisille kohteille.