Wat je moet eisen als je personentelling aanbesteedt

Personentelling aanbesteden betekent voor een publieke organisatie: bezoekersaantallen inkopen als anonieme, geaggregeerde statistieken, gemeten met Wi-Fi, 3D-sensoren of mobiele netwerkdata. Deze gids is geschreven voor gemeenten die passantentellingen in de binnenstad doen of bezoekers van publieke gebouwen meten. Bumbee Labs is het bedrijf achter de enige methode voor bezoekersmeting in Europa die is goedgekeurd door een gegevensbeschermingsautoriteit.

Deze pagina is oriëntatie vanuit de leverancierskant, geen inkoop- of juridisch advies. Je eigen inkoop- en gegevensbeschermingsfuncties bepalen de definitieve formulering.

Welke eisen horen in een aanbesteding voor personentelling?

Welke privacyeisen komen in het bestek?

Een gemeente kan anonimiteit by design in het programma van eisen opnemen: geaggregeerde statistieken, niets opgeslagen waarmee iemand te identificeren is, en niets gevraagd van bezoekers, die geen app of login nodig hebben. Eis bij camera’s of sensoren dat video alleen voor analyse wordt verwerkt en geen beelden van personen worden opgeslagen. AVG-proof bezoekersanalyse licht het standpunt erachter toe.

Hoe toetsen we de nauwkeurigheidsclaims in de inschrijvingen?

Een gemeente hoort een nauwkeurigheidscijfer in een inschrijving als bewering te behandelen en te vragen wat er achter het bezoekersaantal zit: een gedocumenteerde beoordeling van de methode, onafhankelijke validatie en nauwkeurigheid die aan de werkelijkheid is getoetst. Bij Bumbee Labs wordt elke installatie geverifieerd met handmatige controlemetingen.

Moet de aanbesteding de technologie vastleggen of de locaties beschrijven?

Beschrijf de locaties en de vraag die elke locatie moet beantwoorden, en laat inschrijvers de methode voorstellen die past. Cameravrij tellen via Wi-Fi past bij de binnenruimtes van publieke gebouwen, Wi-Fi samen met mobiele netwerkdata dekt straten, pleinen en stadsdelen, en een 3D-sensor geeft de exacte telling bij één deur. Hybride oplossingen combineren ze; de gids bezoekers tellen vergelijkt ze.

Onze functionaris gegevensbescherming wil vóór ondertekening een DPIA: wat vragen we de leverancier?

Of een DPIA nodig is en wat die omvat, beslist de functionaris gegevensbescherming (FG) van de gemeente. De aanbesteding kan elke inschrijver vragen om wat dat werk verkort: documentatie dat de methode anonieme, geaggregeerde statistieken en geen persoonsgegevens oplevert, en schriftelijke antwoorden op de overige vragen. DPIA voor personentelling zet de gebruikelijke vragen van een FG op een rij.

Kopen we bezoekerstelling in als dienst, of kopen we de sensoren zelf?

Bepaal eerst wat de gemeente zelf wil bezitten. Bij gekochte sensoren blijven onderhoud en controle bij de koper; bij een meetdienst neemt de leverancier dat werk op zich. Tellen via Wi-Fi draait meestal op de bestaande access points van een gebouw, terwijl 3D-sensoren alleen komen bij de deuren die ze nodig hebben. Verkeerstellingen aanbesteden behandelt dezelfde keuze voor straten.

Van wie is de data als het contract afloopt?

Leg het vast in de aanbesteding: de bezoekersdata is van de aanbestedende organisatie. Specificeer ook de levering, want statistiek die nooit uit een portal komt, heeft weinig nut. Vraag om dashboards per stakeholdergroep, een open en gedocumenteerde API voor personentelling, en geplande exports en rapporten voor besturen en subsidiegevers. Datalevering noemt de metrics om naar te vragen.

Wat vragen publieke organisaties nog meer bij het inkopen van personentelling?

• Valt cameragebaseerd tellen onder de EU AI-verordening? Cameragebaseerde personentelsystemen die computer vision gebruiken, kunnen onder bijlage III vallen (hoog-risico-AI). Vraag inschrijvers daarom te verklaren of dat voor hun systeem geldt, en het antwoord hoe dan ook te documenteren. Methoden op basis van Wi-Fi en mobiele netwerkdata vallen door hun architectuur buiten het bereik van bijlage III. De datums staan op de pagina over de EU AI-verordening.
• Hoe wegen we kwaliteit tegen prijs bij de gunning? Die weging is aan je inkoopfunctie. Inschrijvers zijn te toetsen op hun gedocumenteerde beoordeling, onafhankelijke validatie, geverifieerde nauwkeurigheid, levering, data-eigendom en de aansluiting op elke locatie.
• Kunnen een bibliotheek, een zwembad en de binnenstad in één aanbesteding? Verschillende ruimtes vragen verschillende methoden. Vraag daarom om de methode die bij elke plek past en om één levering: in een hybride opstelling leveren alle methoden aan één analyseplatform en API. Zie Bibliotheken en Zwembaden & zwemcentra.
• Welke referenties kunnen we vragen? Vraag om referenties waar de nauwkeurigheid is gecontroleerd en de AVG-compliance is gedocumenteerd. Op die twee punten koos een groot ov-knooppunt in Stockholm zijn meetsysteem.
• Volstaat een handmatige passantentelling? Tellen met de hand dekt alleen de uren waarin geteld is, mist zij-ingangen, mensen die opnieuw binnenkomen en uren zonder personeel, en hangt af van wie er telt. Automatisch tellen geeft een doorlopende, controleerbare reeks; zie bezoekcijfers voor subsidiegevers.
• We zijn een Britse organisatie: verandert de UK GDPR de eis? Britse organisaties die bezoekersmeting inkopen, zouden in hun aanbestedingseisen naleving van de UK GDPR moeten voorschrijven (de Europese AVG zoals die in het Britse recht behouden is onder de Data Protection Act 2018). De privacyverplichtingen zijn gelijkwaardig, en dezelfde eis van anonimiteit by design geldt.